Le problème des "agendas de ministre"
Intentionnaliser pour reprendre le contrôle de son temps
Voici un problème bien connu des managers et directeurs, mais également des rôles de coordination ou plus stratégiques comme les chefs de projets et chefs de produit :
👉 Comment ne pas devenir esclave de son agenda et réussir à consacrer le bon volume de temps à chaque catégorie de sujet.
Quand on est en bas de la hiérarchie d’une grande organisation, cela saute aux yeux dès lors qu’on ouvre l’agenda d’un “grand chef” : il n’y aucun créneau de disponible 🤷
On utilise ainsi souvent l’expression “avoir un agenda de ministre” pour parler de ces personnes qui semblent se faire aspirer par un tourbillon de réunions.
Spoiler : dans cet article, je n’aurai malheureusement pas la réponse miracle à cette situation. 😬
Explorons tout de même pourquoi on a ce type de situation pour essayer de la dédramatiser un peu, ainsi que quelques pistes pour la rendre plus vivable.
Comment arrive-t-on à avoir des agendas de ministre ?
Cela dépend de votre rôle dans l’organisation.
Dans un rôle de gestionnaire (direction / management), la personne gère des personnes et des budgets, et elle doit donc passer un temps conséquents à cadrer, aligner, suivre et accompagner ces personnes et budgets.
De plus, il n’est pas inhabituel que la personne en question doive également faire profiter l’organisation de son expertise. Que cela soit parce que son équipe est en cours de construction, ou tout simplement parce qu’il n’est pas possible de se faire épauler sur le sujet (pas le budget ou pas assez de charge pour justifier l’ajout d’une personne).
Et avec des personnes qui n’ont pas un profil de gestionnaire ?
On a le cas de figure du chef de projet ou du Product Owner qui se fait solliciter par la terre entière pour collecter diverses idées, exigences et autres doléances. En parallèle on demande aussi à cette personne de pouvoir tout expliquer sur le projet ou produit, ce qui fait qu’elle assiste également à de nombreuses réunions qui ne sont pas a priori de son ressort, mais on veut “rester dans la boucle” comme le dit l’expression.
On peut aussi parler de surcharge cognitive : ce qui serait gérable à l’échelle d’une seule équipe ou d’un seul projet, devient compliqué quand le périmètre grandit et que l’on se retrouve à devoir comprendre ou piloter le travail de plus de 20 personnes. D’une certaine manière, le rôle de la personne change pour devenir plus managérial… À condition qu’il y ait bel et bien des recrutements pour l’épauler. Souvent, on demande de faire plus avec autant…
Si je voulais être méchant, je rajouterai encore une autre raison à ce type de situation. Derrière tout ça, il y a aussi le plaisir de la personne. Elle a envie de faire ça, de venir à ces réunions, de contribuer à ces sujets. Potentiellement c’est sa bulle d’air dans son quotidien !
Alors elle ne les lâche pas, en plus du reste qui lui a été mis sur le dos.
La facilité de se laisser porter
Je me dois également de citer l’évidence, qui fera le pont avec la suite de l’article : la facilité que nous avons à procrastiner. Quand on vous met une réunion, ou qu’on vous propose de participer à un sujet, c’est facile de dire oui et difficile de dire non. C’est facile de se faire aspirer.
En soi, ce n’est pas problématique quand on vient d’arriver ; dans cette situation, finalement, ces réunions permettent a minima de prendre de l’information, dont on a désespérément besoin dans cette phase éponge où l’on essaie d’appréhender le contexte.
Sauf que voilà : arrive le moment où l’agenda commence à être plein. Alors qu’on devrait se libérer du temps pour prendre du recul ou travailler sur autre chose, et bien… Le réflexe est de suivre, en roue libre, le tunnel de réunion qui constitue la journée.
On est occupé, on parle, on travaille. On a l’impression d’être productif. On est fatigué en fin de journée. On rentre chez soi avec le sentiment du devoir accompli.
Mais en réalité… On s’est juste laissé porter, sans réfléchir.
Et si jamais, à un moment de la journée, on a eu un doute… Si jamais on a pensé à un sujet important qu’il faudrait passer en priorité… C’est là que la procrastination est entrée en jeu : pourquoi tout chambouler quand il est si facile de se laisser porter par les réunions qui sont déjà programmées dans son agenda ?
Mea culpa
⚠️ Attention ! Je ne suis pas en train de critiquer tous ces managers et directeurs qui passent leurs journées en réunion. Bien au contraire, je fais preuve d’empathie et je compatis pour eux. Car je suis moi-même victime de cette dynamique ! J’ai souvent vécu cette facilité à aller dans une réunion qui pourrait se passer de moi, plutôt que de me forcer à travailler sur un des sujets qui attendent dans ma liste de priorités.
Alors, que faire ?
Voici quelques conseils, qui n’ont rien de révolutionnaire 😉
Prendre de la hauteur, segmenter et fixer des cibles de répartition
Prenez du recul sur vos responsabilités et définissez un pourcentage cible de votre temps à consacrer à chacune d’elles, chaque semaine. Puis voyez comment en faire une réalité, potentiellement en libérant le temps qu’il vous manque.
C’est très sain : cela vous force à prioriser votre présence sur les différents sujets et donc à rentrer dans une logique de délégation plus forte. Ou même, à simplement lâcher prise sur des sujets qui n’ont pas ou plus vraiment besoin de vous mais que vous continuez de suivre par habitude, par plaisir ou par réflexe de contrôle.
Bien entendu, le plus difficile est de commencer par réussir à se poser pour réfléchir à cela, à tête reposée. Si vous n’arrivez pas à bloquer ne serait-ce qu’une heure pour vous isoler et faire un état des lieux de vos semaines, cela devrait en soi déjà être une sonnette d’alarme : vous êtes complètement sous l’eau et votre semaine est en mode pilote automatique.
J’insiste sur ce point, car prendre du recul fait partie de votre mission. Dit autrement, avoir du temps dédié à l’introspection, cela devrait faire partie de votre cible de segmentation du temps. Vous devriez décider, et mettre en place, un certain volume horaire, chaque semaine, consacré à ce type d’activités.
Parmi les autres activités à prévoir, pensez à ménager du temps par exemple pour…
Le management de votre équipe : suivis individuel avec un focus humain, carrière et objectifs, mais aussi coaching ce qui peut nécessiter d’être très disponible
Le suivi opérationnel : à ne pas mélanger avec le management, sinon l’opérationnel bouffe le management qu’on négligera mécaniquement
La réflexion stratégique sur les objectifs et sur l’organisation pour les atteindre
Les recrutements : identification des besoins, sourcing de profils, mise en place et affinage du processus, entretiens…
La gestion des budgets : prévision, revue, négociation…
Votre propre management : carrière, revue et atteinte de vos objectifs…
Le management de vos pairs : suivi de leurs agendas respectifs, prise en compte de leurs besoins, organisation et synchronisation transverse
Votre veille et votre formation : trop souvent oublié, et pourtant vous ne pouvez surtout pas vous permettre de négliger ça !
Et peut-être d’autres choses. Tout ça doit tenir dans votre semaine… En plus des réunions diverses et variées.
Justement, ces réunions : idéalement, vous arriveriez à les rattacher à ces différentes catégories de temps.
⚠️ Si une réunion ne correspond à aucune catégorie, posez-vous des questions.
⏱️ Si le total du temps de réunion pour une catégorie donnée dépasse le quota que vous voulez fixez, voyez comment réduire ce temps de réunion. Pour pouvoir ménager du temps pour le reste !
Bloquer du temps
Certaines de vos activités ne seront pas avec un créneau fixe car ce ne sont pas des réunions ; cela peut être du travail individuel, ou du temps de disponibilité par exemple pour votre équipe.
Attention alors à bien sacraliser ce temps et à ne pas l’utiliser à la moindre occasion pour autre chose, ou même pour souffler un peu (ce qui suggèrerait que vous n’avez pas intégrer vos besoins de pause dans votre quotidien).
Attention à cette fameuse procrastination !
Une stratégie bien connue consiste alors à bloquer votre temps dans votre agenda, même si dans les faits vous êtes disponibles pendant cette plage horaire.
Bien sûr, le risque de cette approche, c’est que vu de l’extérieur, vous avez toujours un agenda de ministre ! Ce qui m’amène au conseil suivant…
Partager son agenda
Partagez le détail de vos agendas, au moins avec vos proches collaborateurs. En ayant de la visibilité sur le temps de travail personnel que vous essayez de sacraliser, ils pourront ainsi vous faire des suggestions de créneaux plus éclairées.
Ainsi ce temps bloqué sert de tampon pour les activités qui comptent, sans se faire grignoter de manière incontrôlée.
Bonus : ils comprendront peut-être aussi mieux pourquoi votre agenda est plein en voyant son contenu ! 😅
Et vous ?
Et vous ? Réussissez-vous à décider du volume de votre temps à consacrer à chaque catégorie de sujet, et à ensuite une faire une réalité ?
C’est difficile, alors discutons-en ! 🤗