Faire la Rétrospective au vert
Les beaux jours reviennent : profitons-en !
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J’ai récemment aidé une autre équipe à faciliter une de leurs rétrospectives.
C’est une équipe qui, elle aussi, avait beaucoup grossi récemment et qui avait fait le choix de rester en one team. Ils en payaient le prix quotidiennement avec des réunions interminables et une difficulté récurrente à trouver le consensus.
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À force de discussions, une rétrospective a été organisée spécifiquement sur le thème de l’organisation de l’équipe : quelle (nouvelle) organisation mettre en place pour remédier à ces problèmes ?
C’était l’occasion de mener une rétrospective pas comme les autres, pour faciliter la définition de la nouvelle organisation. En commençant par changer de contexte, et en allant dehors, au vert, dans un parc !
Un format sur mesure
Au delà du changement de contexte et du côté sympa, être dehors permet d’utiliser des ateliers qui nécessitent physiquement de la place. En effet, quand on est nombreux, c’est assez difficile sans sortir des bureaux : les salles de réunion ne sont pas assez grandes. Ou encore, ces salles de réunions ne sont pas adaptées pour ce genre d’ateliers avec une grande table qui trône au milieu et prend toute la place.
Et il serait tellement dommage de se priver de ce genre d’ateliers ! Car voici deux fondamentaux de la facilitation :
Quand on est debout on a plus d’énergie, on est plus proactif, on s’engage plus dans les activités, on participe plus → Faire en sorte que les participants soient debout durant les ateliers
Quand on doit agir physiquement pour accompagner sa réflexion intellectuelle, on est obligé de prendre une décision et de s’engager, et cela va aider le cerveau à fonctionner plus et mieux en se projetant sur le monde physique → Un atelier qui engage physiquement les participants c’est un gros plus
Pour tirer parti de cet atout, nous avons donc utilisé les ateliers suivants : Constellation et Prendre Position.
Constellation
Cet atelier peut être utilisé pour ouvrir mais également pour clore la rétrospective. Il permet d’avoir rapidement une vision sur les avis, besoins, humeurs et ressentis de tout le monde et ce sans faire un tour de parole exhaustif.
L’atelier commence en mettant tout le monde en cercle autour du facilitateur. Le facilitateur énonce des phrases, des assertions, et chacun ajuste sa position physique en fonction de son accord ou désaccord : il se rapproche du facilitateur s’il est d’accord, et s’en éloigne s’il n’est pas d’accord.
Comme la plupart des bonnes choses, vous pourrez trouver ces activités sur Retromat :
Constellation - Opening
Retromat - Inspiration & plans for (agile) retrospectivesplans-for-retrospectives.com
Constellation - Closing
Retromat - Inspiration & plans for (agile) retrospectivesplans-for-retrospectives.com
L’exercice va forcer l’engagement ce qui est excellent aussi bien pour l’ouverture que pour la clôture de la rétrospective :
On veut des participants engagés durant toute la rétrospective : en ouverture, cela va insuffler le bon état d’esprit
On veut que les actions définies soient effectivement mises en place hors rétrospective : en clôture, cela va permettre de s’assurer qu’on n’a pas tapé à côté et que cela embarque tout le monde
Et puis c’est joli à regarder, ces constellations qui se forment et se déforment à chaque phrase du facilitateur !
Prendre Position
Autre activité très puissante et qui nécessite de la place : Prendre Position.
Take a Stand - Line Dance
Retromat - Inspiration & plans for (agile) retrospectivesplans-for-retrospectives.com
L’atelier sert à créer un consensus entre deux propositions. Pour cela, on trace une ligne au sol, chaque extrémité du trait représentant une des deux propositions. Puis chaque participant doit se positionner physiquement sur la ligne en fonction de sa préférence pour l’une ou l’autre proposition.
Les discussions entre les participants démarrent, pour convaincre les autres d’aller vers leur proposition favorite. Si cela ne suffit pas (très probable, sinon vous n’auriez pas besoin de ce genre d’atelier) alors on met en place des compromis : on amende les propositions de sorte à ce qu’elles conviennent à tous les participants. Évidemment, chacun ajuste sa position physique en permanence pour qu’on puisse savoir à tout moment où en est le débat.
Le Vote Romain
Arrive peut-être un moment où une proposition remporte le support d’une forte majorité des participants mais pas l’unanimité. Pour essayer de conclure l’activité on peut procéder à un vote romain.
Testing consensus using Roman voting
Here's part 2 of The Right (Way) To Vote series - posts on voting at events. Feel free to read Part 1, on hand and…www.conferencesthatwork.com
Chaque participant vote avec son pouce :
Pouce levé pour dire qu’il supporte la proposition
Pouce baissé pour dire qu’il oppose son veto à la proposition
Pouce à l’horizontale pour dire que ce n’est pas la proposition qu’il préfère mais qu’il est prêt à suivre l’équipe dans ce choix
On considère qu’il y a consensus et que la proposition est adoptée lorsque ces deux conditions sont réunies :
Il n’y a aucun pouce baissé : donnez-leur immédiatement la parole s’il y en a !
Les pouces à l’horizontale sont minoritaires : une majorité de suiveurs indique un consensus mou, une décision qui risque d’être remise en question après coup, ou des personnes qui se désolidariseront de la décision en se justifiant que ce n’était pas la leur. À éviter ! On cherche donc bien un consensus fort, qui embarque tout le monde, pour que la décision soit bien actée et mise en pratique.
Résumé du déroulé de la rétrospective
Voici le déroulé de cette rétrospective, comment nous avons assemblé les différentes activités dans un tout cohérent.
Ouverture : Constellation
Évoqué plus haut, nous utilisons Constellation pour ouvrir la rétrospective.
Recueillir des données : Sad, Mad, Glad
Étant donné le contexte très spécifique de cette rétrospective, à savoir faire le point sur une organisation qui pose soucis, un Sad, Mad, Glad a semblé pertinent puisqu’il mettait le focus sur les ressentis de chacun, et donc sur les personnes, leurs rôles et leur environnement.
Mad Sad Glad
Retromat - Inspiration & plans for (agile) retrospectivesplans-for-retrospectives.com
Peut-être qu’en creusant un peu plus nous aurions pu trouver une activité qui tire plus parti de l’espace extérieur ? D’un autre côté elle corespondait bien au besoin du projet.
Générer des idées : Réflexion en petits groupes
Je ne suis même pas sûr qu’il y ait un nom pour cette activité. Je pense que c’est un classique des stratégies de brainstorming, lorsqu’on a beaucoup de participants qu’on sépare en plusieurs groupes qui feront chacun leur propre session de brainstorming.
Dans notre cas de figure, l’idée est de partir du constat du Sad, Mad, Glad de l’activité précédente, et d’essayer de proposer une nouvelle organisation qui solutionnera le maximum de Sad et de Mad, tout en gardant voire en encourageant le maximum de Glad.
Décider des actions : Prendre Position
Exposé plus haut dans cet article, l’activité Prendre Position va permettre de départager les différentes propositions formulées lors de l’activité précédente.
Plus précisément, elle va même permettre de faire émerger une nouvelle proposition, compromis entre les différentes propositions, qui conviendra à tout le monde.
Dans notre cas, nous avons hacké l’atelier en faisant plutôt un triangle pour trancher entre trois propositions, mais c’est la même idée !
Clôture : Constellation
Nous utilisons à nouveau Constellation pour clore la rétrospective, bien entendu avec des questions différentes !
Conclusion
Objectif réussi ! Une rétro bien sympa qui a su tirer parti de son environnement, et surtout, qui a permis d’atteindre son objectif : définir une nouvelle organisation pour le projet.
Et bravo à Youri Galescot pour la facilitation de cette rétrospective ! J’ai en effet co-animé avec lui, pour qui c’était une belle première fois.
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